标题:大型活动或会议的工作安排操作细则
大型活动或会议的工作安排操作细则

第一章 总则
接到上级通知或有关会议决定,按此要求启动开展组织大型活动或会议的准备及实施工作,确保各项工作规范、有序,得到落实。执行中可以根据具体情况进行剪裁。本细则仅供内部使用。
本文所涉及的一般为党代会、职工代表大会、厂日庆典活动、上级领导或机关检查工作、上级机关在我厂召开的会议或活动等。
第二章 组织准备
一、成立组织
1:下发成立各类组织的文件或通知,明确职责和主要任务。
2:要求做到人员职责到位,分工明确;工作任务分解细化,要求具体。
3:各单项工作制定工作预案,含责任人,工作安排,时间节点,经费预算等。
4:主要组织和职责
(1) **活动领导小组
组 长:
副组长:
成 员:
负责:整个工作的总体策划;组织安排计划的审批;负责经费的审批;
(2) **活动筹备小组
组 长:
秘书长:
总协调人:
成 员:
职责:**活动策划;协调、检查、督促各专业组任务落实;所需经费统算;解决筹备过程中具体问题。
(3) 会务接待组
组 长:
现场协调人副组长:
成 员:
职责:邀请人员名单确定,设计打印发放邀请函并收集回执,确定来宾名单或与会人员名单。迎宾礼仪、剪彩服务、来宾引导、会场服务、车辆安排、来宾住宿联系,以及来宾引导、 午宴及晚餐安排、组织参观办公楼和小区等。
要求:进行人员职责分工、任务落实到 ……(快文网http://www.fanwy.cn省略1012字,正式会员可完整阅读)…… 
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  • 办公楼、小区、会场、参观地点等处安全保卫工作;负责医疗服务工作;负责会务、观光时的安全工作;临时紧急情况的处理等。
    要求:人员到位,反应迅速敏捷。
    6:其他注意事项和要求
    对组织、参加接待服务的人员、工作的总体要求。
    (1)须事先了解会议或接待活动的目的意义及要求。
    (2)须事先了解并确定会议或接待活动的来宾人员名单。
    (3)确定本单位接待人员或与会人员名单。
    (4)确定接待或会议的时间、地点、路线、内容等。路线图、时间安排表。
    (5)职责分工表确定。
    (6)召开有关人员会议进行分工、安排。并通知有关参加活动或与会人员。
    第三章 主要工作任务分解
    一、会务准备
    1、会场
    (1)桌椅准备及摆放,整齐、干净。
    (2)话筒、音箱等音响系统、乐曲准备到位,试用效果良好。
    (3)现场服务,确定迎导员;资料发放准时到位。工作人员热情周到,准确。
    (4)桌位牌准备及摆放。符合来宾的级别的基本要求。外宾一般座位要对门摆放,从左到右顺序依次排位。
    (5)茶水(一次性杯子、茶叶等)、纯净水、热水器、矿泉水、面巾纸或毛巾准备。采购并摆放到位,要求摆放规范、一致。
    (6)国旗、科工旗、三江旗、会标、横幅、标语、电子屏、投影仪(计算机、演示文稿等)。内容准备及制作。布置到位。注意:不要出现错别字等低级错误。
    (7)摄影、摄像。人员到位、设备准备到位。
    (8)指示牌、告示牌,具体明确、清楚。
    (9)电灯完好,水电供应保障、电梯运行保障。
    (10)与会人员着装要求。服务人员佩带证件。
    (11)会场的卫生保洁工作。厕所的卫生保洁。无杂物、过道畅通。无异味。厕所内的手纸准备,面巾纸准备、洗手液准备。
    (12)贵宾休息室的准备,面巾纸、烟灰缸、茶水(杯子、茶叶、热水器等)
    (13)签到处,签到表、笔。负责人。
    2、会议资料文件
    (1)秩序册。主要内容有:会议须知、会议日程、来宾名单、来宾桌位安排表、来宾就餐安排表、来宾乘车安排表、来宾住宿安排表、合影安排表、秘书人员名单及职责、医疗服务等联系方式等。
    (2)会议文件:秩序册、会议报告、发言讲话资料、主持人讲话稿、演示文稿(幻灯片的制作)等;事先要演示一遍。
    (3)会议文件袋、笔和本的准备。装袋和及时发放。
    (4)注意密级及文件资料的b_m工作,资料回收、销毁。
    二、餐饮准备
    1、就餐地点,就餐人数、桌位安排、座位安排、乘车安排。
    2、餐厅布置,讲话话筒,横幅。
    3、就餐标准、餐饮准备、菜谱酒水的确定。
    4、迎导员、指示牌。
    5、要求安全卫生,不准出现问题。
    三、住宿准备
    1、联系房间数量、住宿标准、人数。
    2、迎导员,会务组的房间及联系电话。医疗保障组的房间及联系电话。
    3、住房内的水果摆放。
    4、房间的分配。人员签到、发放钥匙。
    5、注意与会场的距离及交通情况、车辆安排接送,其他时间的餐饮准备安排。
    四、行车准备
    1、接送站,接站人员确定,车辆安排,接站牌的准备。
    2、出发及到达地点。行车路线,会议场所与住宿。
    3、交通管制,交通疏导。
    4、车辆停放。
    5、车队编号、人员乘车安排。
    6、导引车。
    7、司机休息室的准备。
    五、其他
    1、安全b_m保卫
    (1)会议期间b_m要求是:手机关闭、取出电池。禁止摄相、照相的要求。控制闲杂人员。注意会议资料b_m,会后及时收回。
    (2)保安的安排。主会场安排应急小分队成员或警察现场值勤。分队成员、保安、警察在大楼大厅内外值勤。
    (3)分会场分别安排小分队成员保安值勤。保安巡视各点并负责各点之间的联系和协调。小区内外各安排警察值勤,在小区内巡视。小区大门、大厅侧门保安值勤。
    2、交通疏导
    3、医疗保障
    明确负责人,在秩序册中明确地点和联系电话;准备日常常备药品。
    4、纪念品采购、分发;收受礼品的登记照册。
    5、新闻宣传
    第四章 主要准备工作的文件资料
    一、来宾名单、陪同人员名单
    二、路线安排表或流程图
    三、工作责任任务分工表
    四、**工作计划日程表
    五、计划流程图
    六、秩序册
    七、会议或活动日程表
    八、会务准备检查表
    第五章 一般工作安排
    在接到参观视察的任务后,简化且需要做的工作如下;
    一、确定来宾人员名单。
    二、明确参观视察的要求。
    三、明确参观路线、地点及时间。
    四、确定陪同人员名单、有关要求。
    五、明确准备工作内容及要求、准备工作的单位、责任人
    六、基本准备工作内容和要求
    1、会议室准备。投影仪、话筒、茶水、面巾、座牌、桌椅等;注意环境卫生。
    2、汇报材料准备。幻灯片、书面材料、录像片等;注意事先要演示一次。
    3、参观准备。展厅介绍、讲解员或领导专人介绍;领导题字、题词准备笔墨纸砚、题词内容等。
    4、在门前准备欢迎牌、电子屏、欢迎词等。
    5、准备摄影、摄相
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