标题：档案管理工作指引
档案管理工作指引

1. 指引概述
指引目的 为加强公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务。
适用范围 本指引适用于金晖公司的档案管理工作。
定义 档案：指公司在房地产开发、经营等活动中直接形成的，具有利用保存价值的文字、图、表、声像、电子数据等各种形式的文件资料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
职责 1. 办公室
 档案管理主责部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调，开展文件、档案、图书、资料、_信息的整体化、数字化建设，以达到信息资源共享。
 负责对各部门合同管理工作进行指导、监督、考评。
2. 人力资源部
 负责公司人事档案的管理。
3. 财务部
 负责财务档案的管理。
4. 其他部门
 指定兼职档案人员，积累、整理本部门应归档的资料，按要求及时交公司办公室统一归档。
2. 工作程序
2.1. 档案收集和归档
2.1.1. 公司档案管理工作以谁经办谁归档为原则，在各项活动中形成的档案，必须由经办部门负责其业务过程中产生的文件档案的收集整理。各部门指定档案管理人员，负责本部门档案的归档和暂时保管，填写《部门暂存档案登记表》，并在规定时间内把档案移交办公室集中管理，资料移交时填写《档案移交收进登记表》。
2.1.2. 任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门档案管理人员移交清楚，部门经理签字确认，不得擅自带走或销毁任何档案。
2.1.3. 多个部门共同参与事项所形成的档案材料，由组织、主办部门负责档案的收集、整理、归档。
2.1.4. 归档的文件材料，必须满足以下要求：
a) 业务活动已经办理完毕；
b) 文件材料应能长久保存；
c) 文件材料应完整、准确、系统，具有保存、利用价值； 　……（快文网http://www.fanwy.cn省略1364字，正式会员可完整阅读）……　
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    • d) 预算合约部负责收集项目工程投资估算、工程设计概算、施工、施工图预算，工程决算等工程文件，并在项目竣工后整理移交办公室保管。
    e) 项目部负责监督、指导勘察、监理、施工单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理，编制建设、施工、监理等单位、负责人名单，在工程建设过程中的联系单、记录和相关文件，整理后移交项目部档案管理人员暂时保管，项目管理部进行监督。在项目竣工时项目部组织相关部门向项目管理部移交归档所有档案资料。
    f) 项目竣工验收资料由项目管理部档案管理人员整理并保管。
    g) 项目竣工验收后3个月内，项目管理部将完整成套的工程档案移交办公室归档保管，周期过长的，可分阶段归档。
    2.2.9. 设备管理档案：办公室负责办公设备、生产设备的技术文件的收集与保管。
    2.2.10. 公司内部的安全档案：
    a) 项目安全会议记录、安全检查记录、安全教育培训记录；
    b) 监理安全月报、监理方案、监理单位资质证明、监理从业人员岗位证书；
    c) 各项施工方案及专家论证审查报告的复印件；
    d) 项目安全(月)分析记录复印件；
    e) 施工单位负责人的安全责任书复印件；
    f) 事故隐患整改记录及事故隐患反馈记录复印件；
    g) 项目安全检查记录及安全周报；
    h) 项目安全事故记录复印件；
    i) 施工前向承包人提供现场及相邻区域地下管线、地下建筑物、构筑物、地下工程的有关资料，以及施工现场的地质勘察报告的移交证明；
    j) 项目安全措施专项资金使用计划；
    k) 交地和竣工备案(责任单位合同或协议)复印件；
    l) 项目安全协议，与总包、直接分包的安全委托协议和承诺书；
    m) 施工许可证复印件；
    n) 施工单位管理人员、特殊工种的岗位证书复印件；
    o) 施工现场各类安全措施平面布置图；
    p) 拆除施工单位资质等级证明；
    q) 拟拆除建筑物、构筑物及可能危及毗邻建筑的说明；
    r) 拆除施工组织方案；
    s) 堆放、清除废弃物的措施；
    t) 拆除项目合同、安全协议；
    u) 拆除场地、拆除现场安全检查记录；
    v) 拆除单位管理人员、特殊工种的岗位证书复印件
    w) 项目合同、协议；
    *) 安全措施费的相关手续。
    y) 招标图、施工图、竣工图(公司档案管理)；
    z) 地下建筑物、构筑物、地下工程的有关资料，以及施工现场的地质勘察报告的资料(公司档案管理)。
    2.2.11. 与上级公司华融信息沟通的文件：
    a) 华融需备案文件及其安全信息
    b) 公司安全生产制度；
    c) 公司安全生产管理人员构成；
    d) 安全事故报告(按规定时间要求)；
    e) 重大安全隐患排查情况(每月底报)；
    f) 安全情况(每月15日、30日前报)；
    g) 拆除工程；
    h) 项目开工手续；
    i) 重大方案审核；
    j) 项目竣工移交；
    k) 建设工程安全生产重大监控环节。
    2.2.12. 华融下发文件：
    a) 传达政府相关文件；
    b) 传达华融系统安全会议通知；
    2.2.13. 传达华融安全生产检查通知。
    2.2.14. 其他档案：包括照片、录音录像、磁光介质、电子文件、实物、证书等由各部门负责与文字材料对应收集并归档。
    2.2.15. 列为公司b_m文件材料或价值重大的材料，包括各种证照的正本以及合同原件，应由经办部门随时将原件归档，公司档案管理人员有责任随时监督、收集重要档案材料原件。
    2.3. 归档时间
    2.3.1. 文件归档按自然月进行。各部门应于当月最后一个工作日将应归档的当月文件、资料，经办公室验收后统一整理归档。办公室应按照相关规定，次月最后一个工作日前完成上月接收档案的系统录入工作。
    2.3.2. 基建工程项目档案或市政档案在其项目竣工验收后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
    2.3.3. 外购设备材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
    2.3.4. 任何部室及个人必须将收到的外来文件或外出参加公务活动带回的文件交到办公室进行统一登记、上报、转发或归档。
    2.3.5. 会计档案应由财务部门按照《会计档案管理办法》的要求在会计年度终了后由财务部整理归档，保管一年后向档案室移交。
    2.3.6. 下列文件资料应随时归档：
    a) 政府职能部门的各种批准、批复文件；
    b) 各种许可证及其他重要证照；
    c) 变更、修改、补充的文件材料；
    d) 企业产权变动过程中形成的文件材料。
    2.3.7. 盖章存档文件须一周内交档案室归档。
    2.3.8. _群类文件应于次年三月底前向档案室移交归档。
    2.4. 档案管理
    2.4.1. 整理：归档的文件材料必须确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备。
    a) 归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，归档具有凭证作用的文件材料，并有经办人签字。
    b) 各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；
    c) 照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
    d) 电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套异地保存。
    2.4.2. 装订：档案文件应该按卷装订，装订时，每份文件正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；文件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
    2.4.3. 分类：档案文件采用年度——保管期限进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。项目项下如果文件较多，可以再分项进行编目整理。
    基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。
    2.4.4. 排列：归档文件应在分类方案的最低一类内，按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
    2.4.5. 编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置项目 ……（未完，全文共8838字，当前只显示3546字，请阅读下面提示信息。收藏档案管理工作指引）

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